Od 1 lipca 2024 elektroniczne faktury będą obowiązkowe!

Prezydent 4 sierpnia 2023 r. podpisał ustawę z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Jej głównym elementem jest wprowadzanie powszechnego obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej, za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF.

Dla większości polskich przedsiębiorców i podatników wystawiających faktury, oznacza to , że 1 lipca 2024 roku muszą przygotować się organizacyjne do zmiany procesów fakturowania.

Wdrożenie KSeF , w wielu firmach , wymagać będzie przebudowania wielu procesów. Im większy podmiot i bardziej skomplikowanie systemy, tym więcej czasu potrzeba na przygotowanie się do nowych wymagań.

Na dostosowanie podatnicy mają 11 miesięcy. Warto zacząć przygotowania jak najwcześniej, bo to nie jest prosta zmiana.

Dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe później - od 1 stycznia 2025 r.

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF przygotowując się do systemu, który będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. (dla sektora MŚP nierozliczającego się z VAT od 1 stycznia 2025 r.). Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Co to jest KSeF?

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, która umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.

Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane przy użyciu programów komputerowych podatników, które są połączone z systemem teleinformatycznym Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W efekcie po zakończeniu sprzedaży podatnik powinien łączyć się z systemem, aby wystawiona faktura została zarejestrowana i aby został nadany jej odpowiedni numer.

Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wysyła się ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie KSeF), pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury, jej pobranie i korzystanie z niej.

Na chwilę obecną podatnicy mogą korzystać z faktur ustrukturyzowanych jako jednej z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Sprzedawca usługi lub towaru może zatem wystawiać i korzystać z:

• faktur papierowych,
• faktur elektronicznych (PDF, XML, faktury z podpisem elektronicznym),
• faktur elektronicznych ustrukturyzowanych (tzn. faktur elektronicznych, wystawianych z użyciem Krajowego Systemu eFaktur).

Faktury ustrukturyzowane są obecnie systemem dobrowolnym - tzn.:

• sprzedawca może zdecydować się z nich skorzystać,
• nabywca może zdecydować się odebrać taką fakturę poprzez potwierdzenie (ale nie musi).

Od 1 lipca 2024 r. zasadą będzie, że każdy podatnik VAT musi wystawiać faktury za pomocą KSeF. 

Przy czym dodatkowe pół roku (do końca 2024 roku) na przygotowanie otrzymają podatnicy:

• zwolnieni z VAT,
• korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur (od 2025 r. nie będzie można wystawiać faktur za pomocą kas rejestrujących) oraz
• wystawiający faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone).

Podatnicy ci w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane, z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury (paragony z NIP kupującego do 450 zł). Natomiast od 1 stycznia 2025 r. będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Co ważne KSeF, co do zasady obejmie wszystkie transakcje B2B, poza KSeF pozostaną transakcje B2C.

Ministerstwo Finansów wskazuje na szereg korzyści wynikających z KSeF:

• Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie.: 40 dni zamiast 60 dni.
• Nie trzeba będzie wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
• Nie trzeba będzie przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Od kiedy będą wymierzane sankcje za niekorzystanie z KSeF

Począwszy od 2025 r. naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nakładać, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

• nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
• w okresie trwania awarii KSeF albo w okresie trwania niedostępności KSeF, albo w przypadkach gdy nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• nie prześle w wymaganym terminie do KSeF faktury.

Kara ta będzie wynosiła do:

• 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF albo
• 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF w przypadku faktury bez wykazanego podatku.

Kary te będą nakładane za dokument, tj. za każdą z faktur, która nie spełnia odpowiednich wymogów.