Obowiązek elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg rachunkowych, KPiR i ewidencji podatkowych od 2023 roku

Od 2023 roku podmioty, które prowadzą działalność gospodarczą będą miały obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów i ewidencji podatkowych w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

Ponadto informacje z tych ksiąg i ewidencji trzeba będzie przesyłać, do urzędu skarbowego (w ustrukturyzowanej formie elektronicznej - jak w przypadku JPK_VAT) w wyznaczonych terminach, w trakcie roku, a także po jego zakończeniu.

Zmiany te wprowadziła ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, opublikowana w Dzienniku Ustaw z dnia 23 listopada 2021 r. pod poz. 2105.
Ustawa wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2022 r., z pewnymi wyjątkami. Przy czym, przepisy dotyczące elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg i ewidencji wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2023 r.

Podatnicy PIT

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, przepis z art. 24a stanowiący o obowiązku prowadzenia ksiąg podatkowych został rozszerzony o ustępy 1e-1f. Zmiany wprowadzają obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ksiąg rachunkowych oraz ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przy użyciu programów komputerowych.

Ponadto ww. księgi oraz ewidencja mają być przesyłane do urzędu skarbowego:

• według stanu na ostatni dzień miesiąca lub kwartału (w zależności od formy prowadzonych rozliczeń) w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po upływie danego miesiąca albo kwartału;
• po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu określonego dla złożenia zeznania rocznego
• za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych będzie mógł określić, w drodze rozporządzenia:

1. zakres dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi i ewidencję podlegające przekazaniu na podstawie ust. 1e, oraz sposób ich wykazywania w tych księgach i ewidencji,
2. podmioty zwolnione z obowiązku przesyłania ksiąg i ewidencji na podstawie ust. 1e pkt 1
   – uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy, identyfikowania obszarów, w których występują nadużycia w podatku, lub narażonych na te nadużycia oraz możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia przez podatników ksiąg i ewidencji.

Podatnicy CIT

Analogiczne przepisy zostały dodane do art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe albo uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów są obowiązani do prowadzenia tych ksiąg albo ewidencji przy użyciu programów komputerowych.

Jednakże w przypadku podatników CIT wysyłka ww. ksiąg albo ewidencji ma być dokonywana jedynie po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do upływu terminu określonego dla złożenia zeznania rocznego.

Ponadto, podobnie jak w odniesieniu do ustawy o PIT, minister właściwy do spraw finansów publicznych będzie mógł określić, w drodze rozporządzenia, zakres dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi i ewidencję podlegające przekazaniu oraz sposób ich wykazywania w tych księgach i ewidencji. W tym przypadku nie wspomniano jednak o możliwości określenia w drodze rozporządzenia podmiotów zwolnionych z omawianego obowiązku.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Analogiczny obowiązek dotyczy również podatników oraz spółek, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Są oni obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów.

W ustawie z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne dodano w art. 15 ust. 12 i 13. Zgodnie z ust. 12 podmioty prowadzące ewidencję lub wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić tę ewidencję i wykaz przy użyciu programów komputerowych.

Wysyłka ww. ewidencji i wykazu prowadzonych przy użyciu programów komputerowych ma być przeprowadzana:

• według stanu na ostatni dzień:
• miesiąca – w przypadku gdy stanowią podstawę ustalania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wpłacanego miesięcznie,
• kwartału – w przypadku gdy stanowią podstawę ustalania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wpłacanego kwartalnie,
• w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po upływie odpowiednio tego miesiąca albo kwartału, oraz
• po zakończeniu roku podatkowego – w terminie do dnia upływu terminu określonego dla złożenia zeznania rocznego.

Tutaj również Minister właściwy do spraw finansów publicznych będzie mógł określić, w drodze rozporządzenia zakres dodatkowych danych, o które należy uzupełnić ww. prowadzone ewidencję i wykaz oraz sposób ich wykazywania w tych ewidencjach i wykazie, a także podmioty zwolnione z obowiązku przesyłania wykazu i ewidencji.