E- Doręczenia- nowe obowiązki dla przedsiębiorców

Zbliżają się terminy wejścia w życie przepisów dotyczących e-Doręczeń (czyli doręczeń elektronicznych). Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje wprowadzenie zupełnie nowego systemu kontaktu urzędów z ich klientami.

Zarówno podmioty publiczne (jak organy administracji rządowej czy jednostki samorządu terytorialnego), jak i podmioty niepubliczne – wpisane do KRS i CEIDG – będą zobowiązane do posiadania adresów do doręczeń elektronicznych.

Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Twoja firma będzie miała obowiązek korzystania z e-Doręczeń, jeżeli jest zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Warto zwrócić uwagę na terminy, od których korzystanie z e-Doręczeń będzie obowiązkowe dla danego podmiotu i odpowiednie wcześniejsze założenia adresu do doręczeń elektronicznych oraz wpisanie go do bazy adresów elektronicznych.

Wprawdzie ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje sankcji za brak adresu do doręczeń elektronicznych jednak przedsiębiorcy mogą w takiej sytuacji mieć trudności w funkcjonowaniu firmy na rynku, szczególnie w zakresie komunikacji z administracją publiczną.

Czym są e-Doręczenia? 

Jest to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

E-Doręczenia to usługa, która umożliwi wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Od e-maila różnią się tym, że:

• mają taki skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru,
• zapewniają identyfikację nadawcy i odbiorcy.

Żeby móc korzystać z e-Doręczeń , trzeba założyć adres do e-Doręczeń. Dla osób, które nie mają jeszcze adresu do e-Doręczeń, jest usługa hybrydowa (łączona), czyli elektroniczno-papierowa. Urząd wysyła dokument elektroniczny, który trafia na pocztę. Tam jest automatycznie drukowany i wysyłany do adresata.

Co to jest adres do e-Doręczeń?

To adres doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany użytkownikowi e-Doręczeń. To  nie jest adres e-mail.

Właściwości adresu do e-Doręczeń:

• jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
• umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
• nie może zmienić właściciela.

Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Adres ten będzie jawny – widoczny będzie zarówno w Krajowym Rejestrze Sądowym, jak i w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Od kiedy nowe obowiązki dla przedsiębiorców?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG.

Dla części przedsiębiorców 10 grudnia 2023 r. będzie ważnym terminem z punktu widzenia aktualizacji nowych obowiązków. Od tego dnia e-Doręczenia będą obowiązkowe dla nowych podmiotów składających wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (wniosek o wpis do KRS będzie zawierał w sobie wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych).

W następnej kolejności, od 1 stycznia 2024 r. obowiązkiem tym zostaną objęci nowi przedsiębiorcy dokonujący wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Wdrożenie e-Doręczeń przez podmioty wpisane od KRS oraz CEIDG będzie obowiązkowe, jednak różne są terminy obowiązujące dla poszczególnych grup. 

Od 10 grudnia 2023 r. obowiązkowo posiadać adres do e-Doręczeń muszą:

• osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, takiej jak: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy czy notariusz,
• podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego od dnia 10 grudnia 2023 r.

Od 01 stycznia 2024 r. obowiązkowo posiadać adres do e-Doręczeń muszą:

• podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) po 31 grudnia 2023 roku . To oznacza że jeżeli wpis działalności gospodarczej osoby fizycznej do CEIDG nastąpi po 1 stycznia 2024 r., wówczas skrzynka do e-Doręczeń będzie musiała być aktywna w momencie rozpoczynania działalności.

Najpóźniej do 10 marca 2024 r. obowiązkowo posiadać adres do e-Doręczeń muszą:

• podmioty, które były wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023 r.

Najpóźniej do 1 października 2026 r. obowiązkowo posiadać adres do e-Doręczeń muszą:

• podmioty wpisane do CEIDG przez 31 grudnia 2023 r., jeśli w okresie od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. nie dokonywały żadnych zmian we wpisie.

W okresie od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. w podmiotach niepublicznych wpisanych do CEIDG do końca 2023 r., jeśli dokonają zmiany w CEIDG w tym okresie. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń jest zatem w przypadku podmiotów wpisanych do CEIDG powiązany z ich ewentualną aktywnością w zakresie dokonywania zmian w ewidencji.

Źródło:
Harmonogram - e-Doręczenia - Portal Gov.pl (www.gov.pl)
e-Doręczenia: przypominamy o ustawowym obowiązku dołączenia do systemu - Ministerstwo Cyfryzacji - Portal Gov.pl (www.gov.pl)
Najważniejsze informacje dla przedsiębiorcy - e-Doręczenia - Portal Gov.pl (www.gov.pl)