/Blog /Czy każdy pracodawca musi mieć regulamin pracy zdalnej?

Czy każdy pracodawca musi mieć regulamin pracy zdalnej?

praca zdalna Marzena Stepen-min.png

Od 7 kwietnia 2023 roku pracodawcy mogą wprowadzać wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

W tym samym dniu przestały obowiązywać tymczasowe regulacje pracy zdalnej przewidziane na okres pandemii Covid-19.

Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) wprowadza do Kodeksu pracy pracę zdalną, jednocześnie uchylając przepisy dot. telepracy. Nowe przepisy regulujące pracę zdalną weszły w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.

Wprowadzenie definicji pracy zdalnej

Definicję pracy zdalnej wprowadza art. 6718 ustawy z 26.06.1974 r. Kodeks pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023 r. stanowiący, iż praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Jak wynika z samej definicji ustawa przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy.

Miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a następnie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą (to jest zaakceptowane przez niego). Co do zasady będzie to miejsce zamieszkania pracownika lub inne wybrane przez niego miejsce (miejsca), na które pracodawca wyraził zgodę.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce zamieszkania pracownika, czy też inne miejsce wybrane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę, zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy. Strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę.

Przepisy natomiast nie dopuszczają całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika (tj. bez uzgodnienia tego miejsca z pracodawcą).

Uzgodnienie pracy zdalnej między pracownikiem a pracodawcą

Podstawową formą świadczenia pracy w formule zdalnej będzie uzgodnienie stron umowy o pracę.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

  • przy zawieraniu umowy o pracę albo,
  • w trakcie zatrudnienia, w formie zmiany warunków umowy o pracę, z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznie.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

  • porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami,
  • regulaminie pracy zdalnej:
    - uwzględniającym ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia , jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia,
    - jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Regulamin powinien określać w szczególności:

  • grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
  • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną,
  • zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
  • zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
  • zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
  • zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

W regulaminie można również określić inne elementy pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami prawa pracy.

Praca zdalna na wniosek pracownika

Kodeks pracy wprowadza możliwość wykonywania pracy zdalnej na wniosek pracownika także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo regulamin, określające zasady wykonywania pracy zdalnej.

Art. 6720 § 5 Kodeksu Pracy stanowi, iż wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie (porozumienie ze związkami zawodowymi), albo nie został wydany regulamin pracy zdalnej.

W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w art. 6719 § 3 Kodeksu Pracy, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy , pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Praca zdalna okazjonalna

Z kolei przepis art. 6733 Kodeksu pracy przewiduje, że:

  • praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (niewiążący, pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia),
  • w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym,
  • z uwagi na jej szczególny charakter, nie będą stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej (np. obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy).

Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia.

Czy zatem każdy pracodawca musi mieć regulamin pracy zdalnej?

Z samego brzmienia  art. 6718 ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy w brzmieniu obowiązującym od 7 kwietnia 2023, w którym zapisano iż praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, można wnioskować że pracodawca nie ma obowiązku wprowadzania pracy zdalnej w zakładzie pracy.

Można więc założyć że jeżeli pracodawca uzna że nie jest możliwe wprowadzenie pracy zdalnej ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracowników to pracy zdalnej nie wprowadza.

Dalej, mając na uwadze uregulowania zawarte w art. 6720 § 1 do 5  Kodeksu pracy, można wnioskować że ustawodawca przewidział trzy różne tryby przyjmowania regulacji wewnętrznych dotyczących pracy zdalnej. Będzie to:

  • porozumienie zawierane z organizacjami związkowymi,
  • regulamin pracy zdalnej,
  • indywidualne porozumienie zawierane z konkretnym pracownikiem.

Konsekwentnie , skoro ustawodawca pisze wprost w art. 6720 § 5 Kodeksu pracy o sytuacji kiedy „nie został wydany regulamin pracy zdalnej” to zakłada że są sytuacje kiedy nie trzeba takiego regulaminu wydawać.

Można zatem przyjąć założenie że skoro pracodawca nie musi wdrażać pracy zdalnej jako takiej i może pozostawiać tą kwestię do uregulowania indywidualnie z poszczególnymi pracownikami to zgodnie z brzmieniem art. 6720 § 5  Kodeksu pracy może nie mieć regulaminu pracy zdalnej.

Również Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wydaje się potwierdzać taki pogląd.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej na swojej stronie internetowej opublikowało pytania i odpowiedzi dotyczące pracy zdalnej.

W odpowiedzi na zadane pytanie (nr.6):

W jakich okolicznościach jest dopuszczalne zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem określającego zasady wykonywania pracy zdalnej (tylko w okresie przed zawarciem porozumienia ze stroną społeczną bądź wydaniem regulaminu, czy też pomimo nie zawarcia porozumienia bądź niewydania regulaminu)?

odpowiedziało:

Porozumienie z pracownikiem może zostać zawarte, gdy nie zostało zawarte porozumienie zakładowe (lub wydany regulamin). Oznacza to więc każdy przypadek, w którym nie funkcjonuje w zakładzie pracy akt wewnętrzny regulujący zasady pracy zdalnej. Polecanie pracy zdalnej także może zostać objęte zakresem przedmiotowym porozumienia zakładowego (lub regulaminu).

Czy praktyka potwierdzi taką linie interpretacyjną? Czas pokaże.

Źródło:
Praca zdalna - Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej - Portal Gov.pl (www.gov.pl);
Jak wdrożyć pracę zdalną w firmie | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy;
Praca zdalna - pytania i odpowiedzi - Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej - Portal Gov.pl (www.gov.pl).

Wróć do bloga
+48 / 511 126 649
Jak dojechać
Wróć na górę

Menu

Zamknij