Cyfrowa rewolucja w księgowości od 1 stycznia 2026r.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja środków trwałych tylko w formie elektronicznej!

Dodatkowo, podatnicy będą musieli przesyłać księgę i ewidencję do właściwego urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania (z wyjątkiem m.in osób działających na podstawie umów agencyjnych oraz innych grup wskazanych przez Ministra Finansów).

Nowe obowiązki od 1 stycznia 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku mają wejść w życie istotne zmiany w zasadach prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. A to za sprawą projektu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 marca 2025 roku (nr 958 z wykazu prac legislacyjnych).

Nowe przepisy istotnie zmienią sposób prowadzenia i dokumentowania podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych.

Konieczność przygotowania tego aktu prawnego wynika z nowych obowiązków, jakie od 1 stycznia 2026 r. zostaną nałożone na podatników PIT prowadzących m.in. ten rodzaj ksiąg (ust. 1e i 1f - dodane w art. 24a updof, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r.).

Wymagania:

• Prowadzenie księgi i ewidencji wyłącznie w formie elektronicznej.
• Przesyłanie dokumentacji do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie przewidzianym dla złożenia zeznania – w formie pliku JPK_PKPiR.

Dodane punkty 1e i 1f do art. 24a ustawy z dnia 26.07.1991 r.

1e. Podmioty, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 pkt 2 oraz art. 15 ust. 2, prowadzące księgę, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego (...)

1f. W przypadku spółki niebędącej osobą prawną księga, księgi rachunkowe lub ewidencja środków trwałych (...) według miejsca siedziby. W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie właściwości (...) ustala się według miejsca zamieszkania jednego ze wspólników.

Programy komputerowe – obowiązek, nie wybór

Stąd w projekcie znalazł się zapis, że podstawowym sposobem prowadzenia księgi jest prowadzenie jej przy użyciu programów komputerowych.

Od 1 stycznia 2026 roku podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja środków trwałych będą musiały być prowadzone wyłącznie elektronicznie. Oznacza to, że podatnicy będą zobligowani do korzystania z programów komputerowych do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Zmiany w dokumentowaniu i ewidencjonowaniu

Konieczność dostosowania ewidencji księgowej do nowych realiów wymusiła również szereg innych zmian:

• Wyłączenie z katalogu dowodów księgowych dziennych zestawień faktur sprzedaży.
• Zapisy muszą być dokonywane na podstawie poszczególnych faktur, bezpośrednio w księdze.

Ministerstwo Finansów zmienia również sposób dokumentowania wydatków:

• Od 2026 roku nie będzie możliwe dokumentowanie zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych.
• Zakupy będą musiały być dokumentowane fakturą VAT lub tzw. fakturą uproszczoną (paragon z NIP).
• Nie będzie możliwe dokumentowanie zakupów paragonami bez NIP.

Ujednolicenie terminów

Projekt zakłada również ujednolicenie terminów dokonywania wpisów do księgi – zarówno po stronie kosztowej, jak i przychodowej.

Wpisy będą dokonywane, co do zasady, najpóźniej do dnia 20 każdego miesiąca, następującego po miesiącu dokonania wydatków bądź uzyskania przychodu.

Nowy wzór księgi i dodatkowe dane

Wzór księgi zostanie uzupełniony o dodatkowe kolumny. Podatnik będzie wpisywał:

• Numer identyfikujący fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur,
• Identyfikator podatkowy kontrahenta.

Cyfryzacja i obowiązkowy KSeF

Projekt rozporządzenia to kolejny krok w kierunku cyfryzacji i uszczelniania systemu podatkowego. Jak twierdzi Ministerstwo Finansów, celem zmian jest:

• Zwiększenie przejrzystości,
• Lepsze wykorzystanie danych elektronicznych,
• Automatyzacja procesów.

Od 1 lutego i od 1 kwietnia 2026 r. wchodzi również w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla znacznej części przedsiębiorców.

Dlatego już teraz przedsiębiorcy i biura rachunkowe powinni rozpocząć przygotowania do nowych zasad, zarówno w zakresie oprogramowania, jak i procedur wewnętrznych.

Źródło