Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026!
Wszystko wskazuje na to, że Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie zgodnie z planem.
Zachęcam do kontaktu
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zgodnie z procedowanym aktualnie projektem ustawy KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach:
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Natomiast od kwietnia do grudnia 2026 r. przewiduje się wprowadzenie okresu przejściowego w ramach którego:
- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).
Terminy te będą jednak dotyczyć tylko wystawiania faktur.
A przecież KSeF to nie tylko obowiązek w zakresie wystawiania faktur. To również konieczność pobierania faktur zakupowych z systemu. Ich odczytywanie, przechowywanie, dokonywanie płatności i przede wszystkim weryfikacja poprawności.
Podatnicy muszą być przygotowani do odbierania faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 r.
WAŻNE
Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).
W związku z nowymi obowiązkami podatnicy muszą przygotować się organizacyjne do zmiany procesów fakturowania jak również wprowadzić rozwiązania w zakresie odbioru faktur zakupowych z systemu.
Wdrożenie KSeF wymagać będzie przebudowania wielu procesów. Im większy podmiot i bardziej skomplikowane systemy, tym więcej czasu potrzeba na przygotowanie się do nowych wymagań. To nie tylko zmiany w księgowości. To zmiany organizacyjne, bezpieczeństwo, płynność finansowa, relacje z kontrahentami, obieg dokumentów.
To konieczność śledzenia zmian legislacyjnych i wprowadzanie nowych rozwiązań technicznych.
Co to jest KSeF?
KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, która umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.
Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane przy użyciu programów komputerowych podatników, które są połączone z systemem teleinformatycznym Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W efekcie po zakończeniu sprzedaży podatnik powinien łączyć się z systemem, aby wystawiona faktura została zarejestrowana i aby został nadany jej odpowiedni numer.
Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wysyła się ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie KSeF), pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury, jej pobranie i korzystanie z niej.
Na chwilę obecną podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z faktur ustrukturyzowanych jako jednej z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Sprzedawca usługi lub towaru może zatem wystawiać i korzystać z:
- faktur papierowych,
- faktur elektronicznych (PDF, XML, faktury z podpisem elektronicznym),
- faktur elektronicznych ustrukturyzowanych (tzn. faktur elektronicznych, wystawianych z użyciem Krajowego Systemu e Faktur).
Faktury ustrukturyzowane są obecnie systemem dobrowolnym - tzn.:
- sprzedawca może zdecydować się z nich skorzystać,
- nabywca może zdecydować się odebrać taką fakturę poprzez potwierdzenie (ale nie musi).
Jeśli Twoja firma jeszcze nie rozpoczęła przygotowań do wdrożenia KSeF, to najwyższy czas zacząć działać.
Na dostosowanie mamy niewiele czasu. Warto zacząć przygotowania jak najwcześniej , bo to nie jest prosta zmiana.
Nasza Kancelaria wspiera przedsiębiorców w zakresie wejścia w obowiązkowy KSeF jak również w wyborze najbardziej dogodnych narzędzi pomocnych w obsłudze KSeF.